Ochrona danych osobowych

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ SZKOŁĘ

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej RODO)

informujemy, że:

I.      ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 6 im. Jana Pawła II (zwana dalej Szkołą) z siedzibą w Mikołowie przy ul. Gliwickiej 299, reprezentowana przez Dyrektora.

II.    INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych i realizacją praw z tym związanych albo pisemnie na w/w adres siedziby Administratora, albo poprzez pocztę elektroniczną na adres: iod@cuw.mikolow.eu

III.  PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Przetwarzanie danych osobowych w Szkole odbywa się w celu wypełnienia obowiązków prawnych związanych z realizacją zadań Szkoły, w szczególności wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2016r. – Prawo oświatowe: w przypadku danych osobowych dot. dzieci (uczniów Szkoły) jest to przede wszystkim realizacja zadań Szkoły w zakresie kształcenia, wychowania, opieki i zapewnienia dzieciom bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, a także realizacja zadań związanych z obowiązkiem prawnym prowadzenia przez Szkołę dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej.

2) Szkoła przetwarza również dane osobowe w celu zawarcia i prawidłowej realizacji umów o pracę bądź wszelkich innych umów, których stroną jest Szkoła, a których przedmiotem jest wykonywanie na rzecz Szkoły usług, dostaw lub robót budowlanych.

3) Przetwarzanie danych osobowych przez Szkołę może również odbywać się na podstawie wyraźnej zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą lub przez jej przedstawiciela ustawowego (jeżeli zgoda na przetwarzanie dotyczy danych osobowych dziecka) – w takim przypadku przetwarzanie odbywa się w zakresie i w celu określonym w treści zgody (w szczególności zgody wymaga przetwarzanie przez Szkołę danych osobowych polegające na wykorzystaniu wizerunku danej osoby w celu promowania działalności Szkoły lub osiągnięć i umiejętności jej uczniów, np. na stronie internetowej Szkoły lub na jej profilu na internetowych portalach społecznościowych).

4) Po realizacji głównego celu, dla którego dane osobowe zostały przez Szkołę pozyskane mogą one być dalej przechowywane wraz z dokumentacją, w której są zawarte wyłącznie do celów archiwalnych, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o zasadach prowadzenia działalności archiwalnej.

IV.  PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W KORESPONDENCJI E-MAIL

Administratorem danych osobowych zawartych w treści korespondencji e-mail prowadzonej ze Szkołą jest Administrator wskazany w pkt I. Przesłanie korespondencji elektronicznej do Szkoły świadczy o udzieleniu świadomie i dobrowolnie zgody na przetwarzanie przez Szkołę danych osobowych przekazanych w treści wiadomości. Zakres i cel przetwarzania tych danych oraz okres ich przechowywania zależny będzie od charakteru sprawy będącej przedmiotem korespondencji. W przypadku odmowy wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, prosimy o jednoznaczną wiadomość zawierającą oświadczenie o braku zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z żądaniem ich usunięcia. W takim przypadku dane osobowe zostaną usunięte wraz z korespondencją e-mail w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie przez Szkołę nie jest uzasadnione z uwagi na powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub konieczność wykonania przez Szkołę obowiązków wynikających z przepisów prawa i spowoduje zakończenie dalszej korespondencji.

Wiadomości e-mail wysyłane przez Szkołę oraz wszelkie załączane do nich pliki mają charakter poufny,   co oznacza, że są przeznaczone wyłącznie dla uprawnionych do ich otrzymania adresatów. Jeżeli wiadomość e-mail wysłana przez pracownika Szkoły została doręczona omyłkowo innemu adresatowi niż uprawniony do jej otrzymania prosimy o jej trwałe usunięcie oraz o poinformowanie o takim zdarzeniu telefonicznie na nr tel.: (32) 226-13-70 lub mailowo na adres: sekretariat@sp6.mikolow.eu.

V.    INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ KONSEKWENCJACH ICH NIEPODANIA

Podanie Administratorowi swoich danych osobowych może być:

• wymogiem ustawowym – wówczas, gdy podanie Szkole danych jest obowiązkowe, gdyż wynika z przepisów prawa albo jest niezbędne do realizacji jej zadań, w szczególności zadań w zakresie kształcenia, wychowania, opieki i zapewnienia uczniom bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, przy czym konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zrealizowania przez Szkołę jej zadań, w tym np. przyjęcia dziecka do Szkoły,
• wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy – wówczas, gdy podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowego i skutecznego zawarcia umowy ze Szkołą i jej wykonania, przy czym konsekwencją niepodania wymaganych przez Szkołę danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia  umowy ze Szkołą i jej wykonania,
• dobrowolne – wówczas, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą w celu określonym w treści zgody, przy czym konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zrealizowania tego celu.

VI.  ŻRÓDŁA POCHODZENIA DANYCH

W celu realizacji swoich zadań Szkoła pozyskuje dane osobowe:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – w szczególności w celu wykonywania przez Szkołę jej zadań w zakresie kształcenia, wychowania, opieki i zapewnienia uczniom bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki lub w celu zawarcia z daną osobą umowy i jej wykonania,
• od innych podmiotów i instytucji publicznych – w przypadkach określonych w przepisach prawa.

VII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Szkoła przechowuje pozyskane dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów ich przetwarzania wskazanych w pkt III oraz po tym okresie – do celów archiwalnych przez czas określony w przepisach nakładających na Szkołę obowiązek archiwizowania dokumentacji poszczególnych rodzajów spraw, zgodnie z ich kategorią archiwalną.  

VIII. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Administratora (tj. podmiotami lub osobami, którym dane mogą zostać przez Szkołę ujawnione) mogą być:

• upoważnieni pracownicy Szkoły,
• organy i instytucje uprawnione w przepisach prawa do otrzymania lub do dostępu do określonych danych osobowych w związku z realizacją nałożonych na Szkołę obowiązków (np. Urząd Miasta Mikołów realizujący zadania organu prowadzącego szkołę określone w ustawie – Prawo oświatowe, organ nadzoru pedagogicznego, minister właściwy ds. oświaty jako organ będący administratorem danych wchodzących w skład bazy danych systemu informacji oświatowej, podmioty względem, których Szkoła realizuje jej obowiązki z zakresu spraw podatkowych, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych),
• Centrum Usług Wspólnych w Mikołowie z siedzibą w Mikołowie przy ul. K. Miarki 9 oraz upoważnieni pracownicy Centrum – gdyż jest to podmiot obsługujący Szkołę w zakresie spraw finansowo – księgowych, spraw bhp, spraw zamówień publicznych, spraw związanych z prowadzeniem rozliczeń wynagrodzeń pracowników Szkoły oraz rozliczeń różnego rodzaju możliwych opłat wnoszonych przez rodziców/opiekunów uczniów),
• podmioty będące dostawcami systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez Szkołę do przetwarzania danych oraz świadczące asystę i wsparcie techniczne przy korzystaniu z tych systemów w ramach zawartych z nimi umów (np. systemów informatycznych wspomagających prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania),
• podmioty lub osoby świadczące na rzecz Szkoły usługi pocztowe lub kurierskie w zakresie danych służących do prowadzenia korespondencji (w przypadku korespondencji prowadzonej w postaci papierowej) oraz podmiot będący dostawcą usługi poczty elektronicznej w zakresie danych wykorzystywanych do prowadzenia korespondencji mailowej i danych w niej zawartych,
• każdy, kto przegląda media, internetowe portale społecznościowe lub miejsca, w których Szkoła zamieszcza informacje promujące jej działalność lub osiągnięcia i umiejętności jej uczniów (np. strona internetowa Szkoły, profil Szkoły na portalu społecznościowym Facebook, tablica informacyjna w siedzibie placówki, lokalna prasa – np. Gazeta Mikołowska) – w zakresie danych objętych zgodą na ich wykorzystanie w w/w celach,
• inne podmioty, którym na podstawie zawartych ze Szkołą umów Szkoła powierzyła przetwarzanie danych osobowych w określonym w umowie celu i zakresie.

W zakresie stanowiącym informację publiczną dane stanowiące taką informację mogą zostać ujawnione każdemu zainteresowanemu taką informacją lub opublikowane na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Szkoły – zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

IX.  PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Na zasadach określonych przepisami RODO osoby, których dane dotyczą mają prawo do żądania  od Administratora:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,
• sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
• usunięcia danych, które są przetwarzane niezgodnie z prawem albo nie są niezbędne dla realizacji celów,  o których mowa w pkt III lub do celów archiwalnych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (wstrzymania operacji na danych stosownie do złożonego wniosku).

Zakres każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów z zakresu ochrony danych osobowych (RODO i przepisów krajowych). To, z którego uprawnienia będzie można skorzystać zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych i będzie przedmiotem rozstrzygnięcia przez Administratora w ramach rozpatrywania ewentualnego wniosku   o skorzystanie, z któregoś z w/w praw.

X.    PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

W przypadkach, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczne jest uprzednie wyrażenie zgody na przetwarzanie w każdym momencie można skorzystać z prawa do wycofania takiej zgody. Wycofanie zgody skutkuje brakiem możliwości dalszego przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym   w uprzedniej zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dla celów dowodowych Administrator prosi o wycofywanie zgód drogą pisemną lub elektroniczną.

XI.  PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

W razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,  ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel.: 22-531-03-00).